Kemax Økonomi Regnskap AS (heretter Kemax) samler inn personopplysninger fra sine kunder, som grunnlag for å utføre de regnskapsbefattede tjenestene som kundene har avtalt skal utføres, jfr. oppdragsavtalen mellom Kemax og kunden. Videre samler Kemax på personopplysninger om de personer som abonnerer på Kemax Nytt.

Eksempler på personopplysninger som samles inn kan være navn, fødselsnummer, telefonnummer, adresse og tittel/funksjon i firma. Disse opplysningene hentes fra oppdragsavtalen eller fra henvendelser av muntlig eller skriftlig karakter. Det hentes ikke opplysninger fra eksterne kilder. I de fleste tilfeller er personopplysningene nødvendig å hente inn og er følgelig en forutsetning for å kunne tilby en spesifikk tjeneste. I de tilfeller der kunden kun står som abonnent på Kemax Nytt er det frivillig å gi fra seg opplysningene.

Kemax kan dele personopplysninger med selskapets agenter i den hensikt å tilby eksisterende kunder naturlige tilleggsprodukter til de tjenestene de allerede kjøper av selskapet. Opplysningene kan etter pålegg deles med myndighetene. Personopplysningene deles ikke utenfor Kemax.

Behandlingsansvarlig i Kemax er daglig leder, Ove Strand. Selskapet er et autorisert regnskapsbyrå og hjemler sin virksomhet i lov om autorisasjon av regnskapsførere.

Selskapet oppbevarer personopplysninger i elektroniske arkiv i form av et regnskapsprogram (Uni Micro), i tabeller gjennom regneark, eller i analoge arkiv i form av regnskapspermer. Det foreligger rutiner for årlig kartlegging og sletting av personopplysninger som selskapet ikke lenger har behov for. For regnskapsprogrammet Uni Micro er dette automatiserte rutiner. For øvrige arkiver er rutinene manuelle. Alle selskapets arkiver inneholdende personopplysninger er sikret enten med digitale sikringstiltak eller med innlåsning i skap.

Alle våre kunder og interessenter har rett til å be om oversikt over de personopplysninger som er registrert på seg selv. Videre har kundene rett til å få korrigert opplysninger som er feile, samt rett til å be om at opplysninger blir slettet dersom formålet med dem er utgått.

Ved ønske om innsyn, retting eller sletting av personopplysninger om seg selv, kontakt : Marianne Heimstad, marianne.heimstad@kemax.no.